• Требования к оформлению первичных документов

    Дата: 2011.02.19 | Категории статей: Статьи для руководителей

    Требования к оформлению первичных документов Чтобы не допустить ошибок, заведующей надо знать требования к оформлению первичных документов. Они сводятся к следующему:

    1. Все документы пишутся чернилами. Никакие подчистки в них не допускаются. Если в документе случайно неправильно написано слово или цифра, оно зачеркивается, но так, чтобы зачеркнутое можно было прочесть. Под ошибочной записью пишется правильно слово или цифра. Это исправление подтверждается словами «исправленному верить» и подписью лица, оформившего документ.

    2. В счетах организаций за приобретенные материалы и инвентарь или за выполненные работы должны быть указаны:

    а) наименование и адрес организации, представившей счет;

    б) год, месяц и число составления счета и его номер;

    в) за что предъявлен счет;

    г) причитающаяся по счету сумма (цифрами и прописью);

    д) подписи и штамп организации, представившей счет.

    3. Если счет представляется не организацией, а отдельными гражданами за выполненную работу (например; за починку мебели), то в счете должны быть указаны:

    а) фамилия, имя, отчество и адрес лица, выполнившего работу;

    б) номер паспорта, кем и когда он выдан;

    в) год, месяц и число составления счета;

    г) перечисление всех выполненных работ;

    д) причитающаяся по счету сумма (цифрами и прописью);

    е) подпись.

    4. На счетах за выполненные работы должна быть расписка в приеме работы (например: «Работу по ремонту оконной рамы и вставке стекол приняла») и подпись заведующей хозяйством.

    5. Если счет представлен за материал или инвентарь, то на нем должна быть расписка материально ответственного лица. Например: «Указанный в счете бельевой материал приняла». Подпись заведующей хозяйством.

    6. На оплаченных счетах за выполнение какой-либо работы должна быть расписка получателя с указанием полученной им суммы наличных денег (прописью) и даты. Например: «Деньги за вставку стекол в сумме два рубля получил». Подпись.

    7. Все оправдательные документы подшиваются в пайки в хронологическом порядке, т. е. в порядке чисел месяца (дата совершения операции) и номеров документов (порядковый номер на документе ставит бухгалтер при регистрации его в книге).

    8. Бухгалтерские документы, папки, отчеты, квитанционные книжки должны храниться в закрытом шкафу, под ответственностью бухгалтера. При этом документы за текущий год хранятся отдельно от документов за прошедшие годы.